بین رابطه دوستی و جلوگیری از اتلاف وقت کارمندان در اینترنت، خط باریکی وجود دارد و همانطور که همه ما می‌دانیم، راه های زیادی برای اتلاف وقت در اینترنت و شبکه های اجتماعی وجود دارد و اینستاگرام، توییتر، چت و خرید اینترنتی، همگی جزئی از این فرایند به حساب می‌آیند. اما شما چگونه کارکنان خود را مدیریت می کنید؟
چند ابزار پیشنهادی وجود دارد که می‌توانید برای مدیریت اینترنت، از آن ها استفاده کنید و مجموعه خود را بهتر مدیریت نمایید.
تصمیم گیری در مورد اینکه آیا به کارمندان خود اجازه دهید از اینترنت برای کارهای شخصی خود استفاده کنند یا نه آنقدر که به نظر می رسد واضح نیست و بسیاری از کارمندان از این موضوع اطلاع کافی ندارند. برای اکثر مکان های کاری، کمی وب گردی بین کارها مشکلی ندارد. اما نکته اصلی اینجاست که بدون ساختار رسمی، برخی از کارمندان می‌توانند از این امتیاز، سوء استفاده کنند.
علت استفاده کارمندان از اینترنت در زمان کار
اما واقعا چرا کارمندان در زمان کار از اینترنت برای کارهای شخصی استفاده میکنند؟
34 درصد از کارمندان می گویند که به اندازه کافی به چالش کشیده نشده اند
34 درصد می گویند که ساعت های طولانی را کار می کنند
32 درصد می گویند هیچ انگیزه ای برای سخت‌تر کار کردن ندارند
30 درصد از شغل خود ناراضی نیستند
23 درصد می گویند که در محل کار حوصله شان سر می‌رود
18 درصد می گویند که به دلیل دستمزد پایین است
به طور کلی، کسب و کار شما برای رسیدن به موفقیت و یا رونق بیشتر، به یک اتصال اینترنتی مطمئن و روان نیاز دارد. اگر وبگردی کارکنان، شبکه شما را شلوغ کرده است، باید بر این اساس به مدیریت استفاده آنها از پهنای باند اقدام نمایید.
راهکارهای اکانتینگ اینترنت به جز نرم افزار سیب
برای حل این مسئله نیاز است که از 2 روش سخت افزاری و یا نرم افزاری استفاده کنید. نرم افزارهای خارجی مانند TMG که در گذشته با نام ISA شناخته می‌شد. این نرم افزار محصولی از شرکت مایکروسافت است و در لبه شبکه قرار می‌گیرد. این فایروال در هر دو نسخه سیستم عامل های دسکتاپ و ویندوز سرور، قابل اجرا و نصب می‌باشد. نرم افزار دیگر Kerio Control است که یک فایروال بسیار قدرتمند می‌باشد و می‌تواند در غالب یک سیستم عامل لینوکسی با هسته‌ای بسیار سبک در بستر شبکه قرار بگیر و مانند یک فایروال سرور تمامی رفتارهای شبکه را مانیتور نماید.
البته می‌توانید از نرم افزارهای داخلی هم استفاده کنید اما حتما به این نکته توجه داشته باشید که نیازهای شما را به صورت کامل پوشش بدهند و یا به طور مثال، گزارش کاملی از سایت های با پروتکل Https ارائه دهند، زیرا داشتن این گزارشات برای ارائه به پلیس فتا لازم و ضروری است. بسیاری از نرم افزارهای داخلی این مورد را به عنوان یکی از امکانات ثبت کرده‌اند اما در زمان استفاده، تنها اسم سایت است که در گزارش آورده می‌شود و شامل تمام لینک نمی‌شود.
اگر تمایل به کنترل همه جانبه از ترافیک وب سایت های خاص و یا اپلیکیشن های مد نظرتان را دارید، ممکن است به دنبال ابزارهایی باشید که استفاده از شبکه را کنترل و ثبت میکنند. با استفاده از ابزارهایی از این قبیل، می‌توانید اطلاعاتی را که کاربرانتان به صورت آنلاین مشاهده میکنند، حفظ کنید و بر اساس آن اقدام کنید. نرم افزاری مانند آتی کانکت این امکان را به صورت جامع و کامل به شما ارائه می‌دهد.
با این نرم‌افزار، سازمان‌ها می‌توانند سیاست‌های کنترلی خود در قبال اتصالات و اهمیت دسترسی افراد در شبکه را مشخص کنند. این نرم افزار به راحتی تنظیمات لازم را بر روی سیستم کاربر انجام داده و مدیریت و کنترل کاربران را از طریق فیلترکردن App و یا URL انجام می‌دهد. آتی کانکت امکان برقراری ارتباط امن از طریق VPN و Hotspot را دارد و کلیه مراحل احراز هویت را نیز از همین طریق پوشش می‌دهد.
از برتری های آتی کانکت نسبت به اینترنت اکانتینگ سیب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد اتصالات به شکل متمرکز و یکپارچه
- قابلیت راه اندازی بر روی سرورهای مجازی یا فیزیکی بدون هرگونه وابستگی به سخت افزار خاص
- تفکیک و مدیریت انتقال اطلاعات در شبکه داخلی و اینترنت
- دریافت گزارش کاملی از سایت‌های بازدید شده (HTTP و HTTPS)
- اتصال خودکار به شبکه VPN بدون تنظیمات توسط کاربر
- پشتیبانی از پروتکل های اتصال شامل PPTP, L2TP,PPPOE
- انتخاب رمزنگاری PAP, CHAP
- ارائه گزارشات دقیق و کامل بر اساس روز، ساعت، آی پی و بسیاری دیگر
- امکان اضافه کردن Route برای کاربر به منظور دسترسی به منابع متفاوت
- URL فیلترینگ Domain, Subdomain وPath, Query
- امکان جلوگیری از اجرای نرم افزارهای انتخابی
- یکپارچگی اتصال به اکتیودایرکتوری سازمان
- امکان مشاهده کاربران آنلاین
- ارسال پیام به کاربران بر اساس پارامترهای متفاوت و ذخیره تاریخچه پیام ها
- سفارشی سازی بر اساس نیازهای سازمان
این نرم افزار برخلاف نرم افزار اینترنت اکانتینگ سیب گزارش کاملی از سایت های https را نیز ارائه می‌دهد که برای ارائه به پلیس فتا کاربرد دارد.
نوشتن یک خط مشی کامل برای استفاده از اینترنت
برای اینکه کاربران شما بدانند قوانین سازمان در استفاده از اینترنت چگونه است بهتر است یک خط مشی کامل از آن تهیه کنید تا در دسترس همه افزار قرار بگیرد.
- از جزئیات زیاد بپرهیزید.
متداول‌ترین سوء استفاده‌ها مانند فعالیت‌های غیرقانونی، آزار و اذیت اینترنتی و سایر اقدامات مرتبط که برای کسب‌وکار شما مضر است را مشخص کنید و جزئیات آنها را کمتر بازگو کنید. - از کلمات قوی و پر قدرت استفاده کنید.
هنگامی که انتظارات صریح کارکنان را در خط مشی خود بیان می کنید، باید از کلمات قوی مانند باید به جای لطفا استفاده کنید. این امر مشخص می‌کند که آنچه از آنها خواسته می شود یک قانون است تا یک دستورالعمل کلی. - دانش کارمند خود را تست کنید
پس از خواندن این خط‌مشی توسط کارمندان، باید از آنها سؤالات دقیق بپرسید تا مطمئن شوید که آنها به‌جای امضای کورکورانه خط‌مشی را به‌طور واقعی خوانده و درک کرده‌اند. - خط مشی را در یک مکان قابل دسترس بگذارید
پس از خواندن و امضای خط‌مشی، به کارکنان خود بگویید که در صورت نیاز به دسترسی مجدد به کجا می‌توانند مراجعه کنند و ترجیحا آن را در دسترس کارمندان قرار دهید زیرا این صرفاً یک تکه کاغذ نیست که قرار است در یک پرونده و در جایی دور از دسترس دفن شود. - از قالب بندی درست متن استفاده کنید.
بلوک‌های بزرگ متن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید، از هدرها برای جدا کردن بخش‌های کلیدی استفاده کنید، و از حروفی که به راحتی خوانده می‌شوند استفاده کنید. زمانی که کارمندان نیاز به مراجعه مجدد به آن داشته باشند تا مقررات خاصی را به خود یادآوری کنند، ایجاد خط مشی قابل بررسی کمک زیادی خواهد کرد.
کمی هم منعطف باشید!
در کنار داشتن خط مشی های روشن، باید کمی هم انعطاف داشته باشید. در زمان نزدیکی به تعطیلات، کارمندان قصد خرید آنلاین دارند. در زمان مسابقات فوتبال، کارمندان می‌خواهند نتایج بازی‌ها را بررسی کنند. اگر منعطف نباشید با تعدادی کارمند ناراحت روبرو خواهید شد. و اگر هرگز نمی‌خواهید سیاست‌های خود را تسلیم کنید، نرخ فرسایش ممکن است در زمان‌های خاصی از سال یا با بخش‌های خاصی از کارمندان افزایش یابد.
ضرب المثل “همه چیز نسبی است” در اینجا صدق می کند زیرا همانطور که می‌دانید همه چیز در حد اعتدال بسیار خوب است. مشکل واقعی کارمندان در حال گشت و گذار در وب زمانی اتفاق می‌افتد که در کار واقعی آنها تداخل ایجاد کند که می‌تواند مرور بیش از حد یا مرور در سایت های ناامن یا نامناسب باشد. شما به‌عنوان یک کارفرما (یا مدیر) باید این خط باریک را بین کنترل بیش از حد و خیلی کم بر کارهایی که کارمندان در دنیای وب انجام می‌دهند رسم کنید.
آیا شبکه های اجتماعی هم خطرناک هستند؟
بدافزارها از طریق پیوندهایی در رسانه های اجتماعی که اغلب با عناوین جذاب هستند پخش می‌شوند. سایت های رسانه های اجتماعی راه دیگری برای حملات فیشینگ هستند.
بسیاری از شبکه‌های اجتماعی به کاربران اجازه می‌دهند محتوا را آپلود و به اشتراک بگذارند، که به این ترتیب خطر نشت داده‌های تصادفی یا مخرب را نیز افزایش می‌دهند.
انواع وب‌سایت‌هایی که یک کارمند برای مقاصد کاری از آنها بازدید می‌کند، احتمالاً از قبل بررسی شده و به طور منطقی ایمن هستند، اما سایت‌های ناآشنا ممکن است خطرات امنیتی ایجاد کنند. بسته به سطح استفاده فرد، خطر دانلود نرم افزارهای مخاطره آمیز کارمندان بر روی رایانه های شرکت نیز وجود دارد.
اگر کارمندان شما از اینترنت برای مقاصد غیرقانونی مانند دزدی، سرقت داده ها، آزار و اذیت، هک و فعالیت های مرتبط استفاده کنند، خطر قابل توجهی وجود دارد که شرکت شما در قبال هر گونه خسارت مرتبط با آن مسئول شناخته شود و از طرف پلیس فتا مورد پیگیری قرار بگیرد. این مشکل تنها زمانی حل می‌شود که گزارش کاملی از فعالیت‌های تمامی کاربران اینترنت ثبت شده باشد تا در صورت نیاز، گزارشات آن در اختیار پلیس فتا قرار بگیرد.
